日経ビジネス「おのれ！間接部門」改善編①
先日のブログでは日経ビジネスの「おのれ！間接部門」を紹介しましたが・・・
コレ
↓
最後には
「みんなの間接部門」を取り戻すための２条件
として
- 間接部門の社員がテクニカルスキル以外の能力を磨く
- 経営、直接部門が間接部門を尊重する
とありました。
そこで、今回は日経ビジネス「おのれ！間接部門」改善編
として私が考える間接部門の改善ポイントとして下記の３点を紹介いたします。
１．間接部門社員の説明能力改善
２．間接部門社員の直接部門業務の理解不足改善
３．間接部門社員の生産性認識不足改善
では、それぞれについて少し間接部門に厳しめに詳細を記載したいと思います。
まず、本日は
１．間接部門社員の説明能力改善
についてです。
◆現状
人前で話すということに慣れていない間接部門社員はついついメールでの案内をして
「ご不明点はお問い合わせください」
って書いておけば、ＯＫ！という文化が横行しているため、
わざわざ説明会を開いたり（開かせてもらえない？）、
口頭でフォローをする。ということにはならないために
新しい制度などに直接部門からの理解は得られにくい現状になっています。
◆解決方法
やはり新しい制度を導入する際には少ない時間でも説明会は重要です。
- 60分×複数回の直接部門が調整しやすい説明会を開催する
- 直接部門へ伺い、ミーティングの時間をもらいそこで説明する
などにより間接部門が一方的に「伝えて終了」ではなく、
直接部門が受け入れられやすい手間ひまを掛ける必要はあります。
この面倒な説明会を複数回開催するメリットは
- 比較的少人数に説明できるので丁寧に説明できる
→つまり直接部門社員の理解を得られやすい
- わざわざ直接部門に対して開催することで恩を売れる
→つまり新制度に対して、直接部門はやらざるを得なくなる
などが考えられます。
また説明する内容としては、
- 導入目的と最終的なゴールイメージ
- 直接部門の「個人」「部署」としてのメリット・デメリット
- 新制度の作成プロセスと予算
- 運用方法と運用時間
- 問い合わせ窓口とその後のフォロー体制
など最低でも上記5点を定量的に説明する必要があります。
つまり、直接部門が普段、取引先・顧客に対して説明している内容を
間接部門の顧客である直接部門に対してするべきなのです。
またこの上記５点を説明するイメージを持ちながら
新しい制度を作成していれば、それほどハズれたものにはなりません。
ただし、残念ながら間接部門社員は
新入社員から間接部門であることが比較的多く、
中途社員であればなおさら、「自部署しか知らない」
ということは往々にしてあります。
つまり、直接部門に説明会をしようとしても、
直接部門のことを知らないために、
直接部門の立場に立った説明が苦手なのが現実です。
そこで次回の改善ポイントとしては、
２．間接部門社員の直接部門業務の理解不足改善
をご紹介したいと思います。
つづく
